Unos lo tienen largo, otros corto, otros grueso o hasta interminable, no hablo del bigote, me refiero al catalogo de cuentas.
El catalogo de cuentas va a variar en función de las necesidades de la organización en la que te encuentras. El catalogo es tan importante como la contabilidad, he visto muchos Estados de Posición Financiera que no cuadran, Estados de Resultados que al final no dan la suma de los egresos, esto es consecuencia del catalogo y esto por poner un ejemplo, pero lo verdaderamente dramático es cuando el Estado de Posición Financiera no presenta la información de manera que pueda interpretarse. He visto Estados de Resultados de 3 renglones, donde solamente dice:
(+)Ingresos,
(-)Gastos de operación,
(-)Gastos financieros,
(=)Utilidad/Perdida.
El resultado no creo que vaya a estar mal, por presentarlo así, pero ¿como interpretas esa información? son muy pocos datos difícilmente podrás tomar una decisión de algo, si te presentan información financiera así, es muy difícil que te percates de gastos que se están incrementando, gastos que quizá no deberían existir. Toda la información debe estar ahí, pero un ejecutivo, dueño, socio, gerente o lo que sea, tendría que ponerse a revisar detalladamente los movimientos auxiliares, balanzas, anexos o lo que haya, osea que de que sirve tener a un auxiliar contable en friega capturando si su trabajo no rinde el fruto que el patrón espera, una información contable de fácil entendimiento. También estoy consiente que una gran parte de los dueños de PyMes nunca han visto un estado financiero, eso no exime al contador de hacerlo bien.
Por lo anterior este artículo es mas bien un tutorial para hacer un catalogo de cuentas adecuado a una empresa, y utilizando el ContPaq.
Como introducción, digo que hay que ver la empresa desde arriba y desde adentro a la vez; desde arriba quiero decir que con todo el panorama y la perspectiva no solo interna sino lo que la rodea, ejemplo, una constructora, ¿tiene o va a tener una sola obra? claro que no, el panorama y la perspectiva me indica que es importante identificar los ingresos por obra y no delimitar el catalogo a una sola obra o a X cantidad de ellas, o peor aun, englobar todos los ingresos en una sola cuenta. Y verla desde adentro, me refiero a que hay que tomar en cuenta los departamento que existen, sus presupuestos (si los hay), los gastos comunes, los proveedores, los clientes, la cantidad de trabajadores, los caprichos del dueño, jefe, socio o como se llame, y un largo etc.
La identificación de los departamentos, los gastos y los costos involucrados
Gastos-Costos Fijos y variables: Hacer la separación entre gastos-costos fijos y variables, es importante, puede ayudar a la determinación de un punto de equilibrio con información histórica, he visto gerentes/administradores que dicen, nuestro costo de producción es del 40% y tenemos que vender mínimo 400,000 al mes, y bueno desgraciadamente el negocio tuvo una mala racha de ventas de 500,000 y la realidad fue que vendiendo 500,000 ya reflejaba perdidas. La realidad es que había muchas fluctuaciones en los costos variables, cosa que el catalogo de cuentas, que se usaba en ese momento, no reflejaba. Actualmente el catalogo, con respecto a cuentas de resultados deudoras, esta clasificado en:
500-000 Costos de producción - Cta titulo
510-000 Materia prima directa utilizada - Cta subtitulo
510-001 Vino- mayor
510-002 Cerveza- mayor (etc...)
520-000 Mano de obra Cta-Subtitulo
520-001 Sueldos y salarios- mayor
520-001 Horas extras- mayor
530-000 Gastos indirectos de fabricación- Subtitulo
530-001 Séptimo día-mayor
530-002 Previsión social-mayor
530-003 y un larguísimo etc de cuentas de mayor
Nota: para efectos explicativos no pongo mas niveles, pero por ejemplo: dependiendo de la cantidad de trabajadores, puedes crearle una subcuenta a cada quien, cosa que podría facilitarte la vida a la hora de la declaración de sueldos y salarios, aunque podría complicarlas a la hora de la captura si son muchos trabajadores, otra cosa que se puede hacer manejar las subcuentas de Mano de obra directa, como departamento cada una. Indicar en subcuentas los conceptos de previsión social, hay muchas cuentas que en determinados rubros es posible que no necesiten subcuentas como seria el IMSS, INFONAVIT, LUZ, AGUA. Todo esto variará en función de la cantidad de niveles que necesitas tenga tu catalogo. De todo esto se deriva una infinidad de posibilidades, lógicamente no puedo abarcarlas todas.
La suma de todos los conceptos anteriores nos dan como resultado, el costo de producción, así que necesitamos integrar un inventario final de producto terminado y con eso obtenemos nuestro costo de lo vendido. Por la naturaleza de la cuentas estas cuenta tendrán que ser de resultados acreedora, o bien manejarlas como resultados deudor, pero mantendrán un saldo en rojo.
600-000 Costo de lo vendido- Titulo
610-000 Inventario final producción en proceso- Subtitulo
610-001 Producto A- Mayor
610-002 Producto B- Mayor
620-000Inventario final producto terminado
620-001 Producto A Mayor y etc...
Si el proceso de producción es por etapas, quizá puedas abrir una cuenta de mayor por etapa, o una cuenta de "no Mayor" por etapa y enfocarte en los productos(ejemplo, en la etapa 1, se presume que el producto va al 33% de su acabado, en la 2 va al 90%, el nombre de la cuenta de Mayor podría ser "Producto A 33%"), de cualquier modo, separar toda la información nos va a ayudar para generar diversos tipos de reportes.
A partir de aquí es donde yo sugiero la separación del gasto fijo y variable, ya que todo el gasto-costo anterior es variable salvo algunas excepciones que son fácilmente identificables, Sueldos y salarios son fijos excepto por los destajos, y si pagan alguna renta también es fija y creo que hasta ahí.
La siguiente parte del catalogo según mi modelo seria:
700-000 Gastos fijos
710-000 Departamento de ventas
710-001 Renta
710-002 Sueldos
720-000 Departamento de compras
720-001 Renta
720-002-- Etc.
800-000 Gastos Variables
810-000 Departamento de ventas
810-001 comisiones
810-002 teléfono
900-000 Gastos y productos financieros o/y otros gastos y otros productos
Y bueno creo que entienden el concepto. Quizá con el tiempo prepare otro articulo para la elaboración del catalogo de cuentas de una empresa que tiene varias sucursales.
En mi experiencia también he notado que las empresas en su catalogo tienen un rubro de "No deducibles", para una correcta información creo que ese rubro debe desaparecer y manejar cuentas de orden para esos conceptos.
Lamentablemente con el Contpaq es muy difícil poder implementar un catalogo o sistema que te permita llevar una identificación pormenorizada de todos los costos, si requieres identificar el costo con su producto, el tornillo de esta medida con la silla medidas tal y tal con suma precisión, recomiendo implementes otro sistema especializado para el control de los costos. Creo que el Adminpaq, ahora tiene un modulo de costo de producción, aunque nunca lo he probado podría ser interesante ver el potencial, ya me estoy desviando del tema, bueno en fin el SAP es la opción mas conocida (tampoco la he probado por eso no opino).
El catalogo de cuentas va a variar en función de las necesidades de la organización en la que te encuentras. El catalogo es tan importante como la contabilidad, he visto muchos Estados de Posición Financiera que no cuadran, Estados de Resultados que al final no dan la suma de los egresos, esto es consecuencia del catalogo y esto por poner un ejemplo, pero lo verdaderamente dramático es cuando el Estado de Posición Financiera no presenta la información de manera que pueda interpretarse. He visto Estados de Resultados de 3 renglones, donde solamente dice:
(+)Ingresos,
(-)Gastos de operación,
(-)Gastos financieros,
(=)Utilidad/Perdida.
El resultado no creo que vaya a estar mal, por presentarlo así, pero ¿como interpretas esa información? son muy pocos datos difícilmente podrás tomar una decisión de algo, si te presentan información financiera así, es muy difícil que te percates de gastos que se están incrementando, gastos que quizá no deberían existir. Toda la información debe estar ahí, pero un ejecutivo, dueño, socio, gerente o lo que sea, tendría que ponerse a revisar detalladamente los movimientos auxiliares, balanzas, anexos o lo que haya, osea que de que sirve tener a un auxiliar contable en friega capturando si su trabajo no rinde el fruto que el patrón espera, una información contable de fácil entendimiento. También estoy consiente que una gran parte de los dueños de PyMes nunca han visto un estado financiero, eso no exime al contador de hacerlo bien.
Por lo anterior este artículo es mas bien un tutorial para hacer un catalogo de cuentas adecuado a una empresa, y utilizando el ContPaq.
Como introducción, digo que hay que ver la empresa desde arriba y desde adentro a la vez; desde arriba quiero decir que con todo el panorama y la perspectiva no solo interna sino lo que la rodea, ejemplo, una constructora, ¿tiene o va a tener una sola obra? claro que no, el panorama y la perspectiva me indica que es importante identificar los ingresos por obra y no delimitar el catalogo a una sola obra o a X cantidad de ellas, o peor aun, englobar todos los ingresos en una sola cuenta. Y verla desde adentro, me refiero a que hay que tomar en cuenta los departamento que existen, sus presupuestos (si los hay), los gastos comunes, los proveedores, los clientes, la cantidad de trabajadores, los caprichos del dueño, jefe, socio o como se llame, y un largo etc.
La identificación de los departamentos, los gastos y los costos involucrados
Gastos-Costos Fijos y variables: Hacer la separación entre gastos-costos fijos y variables, es importante, puede ayudar a la determinación de un punto de equilibrio con información histórica, he visto gerentes/administradores que dicen, nuestro costo de producción es del 40% y tenemos que vender mínimo 400,000 al mes, y bueno desgraciadamente el negocio tuvo una mala racha de ventas de 500,000 y la realidad fue que vendiendo 500,000 ya reflejaba perdidas. La realidad es que había muchas fluctuaciones en los costos variables, cosa que el catalogo de cuentas, que se usaba en ese momento, no reflejaba. Actualmente el catalogo, con respecto a cuentas de resultados deudoras, esta clasificado en:
500-000 Costos de producción - Cta titulo
510-000 Materia prima directa utilizada - Cta subtitulo
510-001 Vino- mayor
510-002 Cerveza- mayor (etc...)
520-000 Mano de obra Cta-Subtitulo
520-001 Sueldos y salarios- mayor
520-001 Horas extras- mayor
530-000 Gastos indirectos de fabricación- Subtitulo
530-001 Séptimo día-mayor
530-002 Previsión social-mayor
530-003 y un larguísimo etc de cuentas de mayor
Nota: para efectos explicativos no pongo mas niveles, pero por ejemplo: dependiendo de la cantidad de trabajadores, puedes crearle una subcuenta a cada quien, cosa que podría facilitarte la vida a la hora de la declaración de sueldos y salarios, aunque podría complicarlas a la hora de la captura si son muchos trabajadores, otra cosa que se puede hacer manejar las subcuentas de Mano de obra directa, como departamento cada una. Indicar en subcuentas los conceptos de previsión social, hay muchas cuentas que en determinados rubros es posible que no necesiten subcuentas como seria el IMSS, INFONAVIT, LUZ, AGUA. Todo esto variará en función de la cantidad de niveles que necesitas tenga tu catalogo. De todo esto se deriva una infinidad de posibilidades, lógicamente no puedo abarcarlas todas.
La suma de todos los conceptos anteriores nos dan como resultado, el costo de producción, así que necesitamos integrar un inventario final de producto terminado y con eso obtenemos nuestro costo de lo vendido. Por la naturaleza de la cuentas estas cuenta tendrán que ser de resultados acreedora, o bien manejarlas como resultados deudor, pero mantendrán un saldo en rojo.
600-000 Costo de lo vendido- Titulo
610-000 Inventario final producción en proceso- Subtitulo
610-001 Producto A- Mayor
610-002 Producto B- Mayor
620-000Inventario final producto terminado
620-001 Producto A Mayor y etc...
Si el proceso de producción es por etapas, quizá puedas abrir una cuenta de mayor por etapa, o una cuenta de "no Mayor" por etapa y enfocarte en los productos(ejemplo, en la etapa 1, se presume que el producto va al 33% de su acabado, en la 2 va al 90%, el nombre de la cuenta de Mayor podría ser "Producto A 33%"), de cualquier modo, separar toda la información nos va a ayudar para generar diversos tipos de reportes.
A partir de aquí es donde yo sugiero la separación del gasto fijo y variable, ya que todo el gasto-costo anterior es variable salvo algunas excepciones que son fácilmente identificables, Sueldos y salarios son fijos excepto por los destajos, y si pagan alguna renta también es fija y creo que hasta ahí.
La siguiente parte del catalogo según mi modelo seria:
700-000 Gastos fijos
710-000 Departamento de ventas
710-001 Renta
710-002 Sueldos
720-000 Departamento de compras
720-001 Renta
720-002-- Etc.
800-000 Gastos Variables
810-000 Departamento de ventas
810-001 comisiones
810-002 teléfono
900-000 Gastos y productos financieros o/y otros gastos y otros productos
Y bueno creo que entienden el concepto. Quizá con el tiempo prepare otro articulo para la elaboración del catalogo de cuentas de una empresa que tiene varias sucursales.
En mi experiencia también he notado que las empresas en su catalogo tienen un rubro de "No deducibles", para una correcta información creo que ese rubro debe desaparecer y manejar cuentas de orden para esos conceptos.
Lamentablemente con el Contpaq es muy difícil poder implementar un catalogo o sistema que te permita llevar una identificación pormenorizada de todos los costos, si requieres identificar el costo con su producto, el tornillo de esta medida con la silla medidas tal y tal con suma precisión, recomiendo implementes otro sistema especializado para el control de los costos. Creo que el Adminpaq, ahora tiene un modulo de costo de producción, aunque nunca lo he probado podría ser interesante ver el potencial, ya me estoy desviando del tema, bueno en fin el SAP es la opción mas conocida (tampoco la he probado por eso no opino).
1 comentario:
gracias por tu facil y completa explicacion, he entendido el tema, eres bueno en esto, a diferencia de nosotras
saludos...
alina, martha
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